Informações

Responsável por controle, monitoramento, digitalização e arquivamento de documentos.

Recepcionar os comprovantes na expedição:

Realizar a separação dos protocolos por unidade e ordenar por ondem de chegada ao arquivo.

Inserir na planilha indicador de comprovantes as numerações dos protocolos

Fazer a soma de DACTE’S recebidos por unidade e alimentar a planilha.

Dar prioridade aos dacte’s que não foram entreguem pelo mobile.

Conferir todos os dacte’s, verifica se está tudo conforme o procedimento.

Qualquer não conformidade encontrada, sinalizar a unidade via email, em casos mais grave enviar para a qualidade para abertura de RNC ou possível devolução.

Separar para xerox todos os comprovantes que fazem parte do procedimento de devolução.

Sinalizar na planilha indicador de comprovantes, quantos comprovantes chegaram atrasados por filial, destacando se é capital ou interior.

Após a conferência, realizar baixas dos protocolos.

Scanear todos os dacte’s.

Após scanear verificar se a leitura da numeração foi feita, caso contrário, renomear manualmente.

Feito isso arquivar em caixas.

Ordenar por ondem crescente, em seguida realizar a impressão, recorte e colagem na caixa.

Deixar as estantes do arquivo organizadas por filial, e por ordem de chegada.

Todo dia 15 e 30, gerar os 24 relatórios no sistema e preencher a planilha indicador de comprovantes.

Não esquecer de alinhar a planilha base e realizar os procv para alimentar os gráficos.

Realizar o fechamento da planilha e envio para as gerências e diretoria.

Semanalmente, realizar o envio dos comprovantes de devolução, aos destinatários presentes no procedimento.

Sinalizar no email, além de enviar os físicos junto com o controle de devolução de comprovantes que deverá ser assinado pelo recebedor e retornar para o arquivo.

Ao retornar o controle de devolução assinado, arquivar na pasta sanfonada, separando por ciente.

Realizar anulamente a incineração dos comprovantes já vencidos, todas as caixas devem ser reutilizadas.

Colocar nas caixas arquivar, os comprovantes separados por unidades de todo o ano.

Separar um palete etiquetar e filmar o palete.

Para etiquetagem das caixas, utilizar a planilha arquivar, e seguir a sequência numérica.

Cada palete deve ter a etiqueta com o ano a que se referem.