Informações

•  Monitorar, receber e analisar solicitações de: estruturação/organização de documentos,

assessoria e consultoria documental via sistemas de solicitação de demandas;

• Realizar visita ao cliente, caso necessário, para análise mais detalhada da demanda, tendo

por resultado um diagnóstico preliminar da situação, podendo ser um plano de trabalho

contendo plano de ação com cronograma da execução;

•  Orientar o cliente quanto aos procedimentos para solicitação de serviços de gestão

documental da Gerência de Mobilidade e Gestão Documental, dos Serviços Compartilhados.

A orientação fornecida, seja em qual nível for, pode resultar em um registro por e-mail, ou

mesmo uma instrução de trabalho para suporte a uma atividade ou projeto;

•  Acompanhar/realizar a abertura do projeto de gestão documental através de reunião com o

cliente;

•  Apoiar na estruturação de projetos de gestão de documentos intramuros e extramuros, na

definição de aspectos como: recursos financeiros, físicos, de infraestrutura, humanos.

Inclusive, na elaboração de documentos técnicos de suporte, como: plano de trabalho,

orientações técnicas, instruções de trabalho;

•  Monitorar a execução das atividades mediante a realização de visitas periódicas ao local de

execução do projeto ou através de videoconferências, conforme indicação da fiscalização,

propondo melhorias à equipe responsável quando aplicável;

• Os projetos a serem acompanhados podem ser intramuros ou extramuros, quando executados

no fornecedor;

• Informar à fiscalização quando forem identificados desvios ou não conformidades relativas à

execução dos projetos, sugerindo soluções técnicas para os problemas;

•  Mapear fluxos documentais das áreas da companhia e, quando aplicável, estruturar projetos a

partir dos diversos conjuntos documentais mapeados;

• Acompanhar/realizar a reunião de encerramento do projeto, registrando as lições aprendidas

para melhoria contínua do processo;

• Participar das reuniões de acompanhamento de projetos realizadas pela gerência de

Mobilidade e Gestão Documental, subsidiando a Fiscalização com análises e validações de

documentos gerados pelas equipes dos projetos de gestão documental executados por outros

fornecedores;

•  Elaborar, revisar e atualizar documentos (apresentações, atas de reunião, etc.) para subsidiar

as atividades de gestão documental, de acordo com orientações definidas pela

PETROBRAS.