Executar com precisão e no prazo a rotina financeira das duas empresas, sem misturar contas e sem pagamentos indevidos, mantendo o sistema atualizado e conciliado todos os dias. Com isso, a Diretoria passa a aprovar pagamentos e a acompanhar o caixa a partir de uma base confiável.
O que não é esperado desta posição:
Elaborar análises gerenciais, DRE, balanço ou projeções de longo prazo, definir plano de contas, calcular folha ou verbas rescisórias (atribuição da contabilidade ou do DP) e aprovar pagamentos. As análises ficam com a Diretoria, apoiada pela consultoria durante o projeto. Deixar isso claro ajuda a calibrar o perfil ao orçamento da vaga e evita cobrar da pessoa um papel de gestor para o qual ela não foi contratada.
Separação entre as duas empresas: antes de lançar ou agendar qualquer pagamento, conferir se o CNPJ pagador e a conta bancária correspondem à empresa titular da despesa. Seguir o checklist por empresa e nunca usar a conta de uma empresa para pagar obrigação da outra.
• Contas a pagar: cadastrar fornecedores e lançar títulos no sistema com a classificação correta. Conferir os documentos de suporte (NF, boleto, pedido, contrato), programar os pagamentos e agendá-los no internet banking para aprovação da Diretoria. Controlar vencimentos e pagamentos recorrentes para que nenhuma conta deixe de ser paga.
• Folha, rescisões e pagamentos em lote: conferir os valores de folha, rescisões e demais pagamentos a colaboradores recebidos da contabilidade ou do DP e montar os lotes de pagamento. Antes de gerar qualquer remessa, checar duplicidade (mesmo colaborador, mesmo valor, mesma competência) e a empresa pagadora correta. Guardar os comprovantes por colaborador.
• Contas a receber e faturamento: emitir notas fiscais e boletos, dar baixa nos recebimentos e acompanhar os vencimentos, com atenção especial ao cliente principal. Sinalizar à Diretoria qualquer atraso ou divergência de valor.
Conciliação bancária diária: conciliar todas as contas das duas empresas em D+1, tratando divergências, tarifas e transferências entre contas.
• Posição e previsão de caixa: informar o saldo diário por empresa e manter uma previsão de curto prazo (próximas 4 semanas). Casar as saídas grandes (folha, rescisões, impostos) com a data de entrada do cliente principal e alertar com antecedência sobre falta de saldo.
• Fechamento mensal (parte operacional): garantir que todo o movimento do mês esteja classificado e conciliado e enviar à contabilidade os arquivos e relatórios no prazo combinado.
• Documentação e controles: arquivar comprovantes, seguir e atualizar os procedimentos operacionais (POPs) e checklists do projeto, e respeitar alçadas e prazos.
Fonte: solides
