Assistente Administrativo | Financeiro | Departamento Pessoal

Atividades

• Lembre-se de atualizar as informações de horário, atividades divulgação, requisitos/experiência e conhecimento desejável.
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Assistente Administrativo, Financeiro e Departamento Pessoal

Sobre a vaga
Buscamos um profissional organizado, responsável, comprometido e com perfil generalista para atuar nas áreas Administrativa, Financeira e de Departamento Pessoal, dando suporte às rotinas internas da empresa e contribuindo diretamente para a organização dos processos, controles e informações gerenciais.
Esta vaga foi aberta para ampliação do nosso time. Procuramos uma pessoa que tenha facilidade para trabalhar em equipe, postura colaborativa, boa comunicação e disposição para contribuir com um ambiente de trabalho produtivo e harmonioso.
A posição terá contato com diferentes áreas da empresa, fornecedores, clientes, colaboradores, contabilidade e prestadores de serviços, sendo importante ter boa comunicação, discrição, atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar com prazos e informações confidenciais.
É uma oportunidade para profissionais que gostam de uma rotina dinâmica, possuem senso de organização, responsabilidade, espírito de equipe e interesse em atuar de forma ampla dentro da área
administrativa.

Principais responsabilidades
Administrativo
• Apoiar e acompanhar processos administrativos internos da empresa.
• Organizar, controlar e arquivar documentos físicos e digitais.
• Manter documentos, cadastros, contratos e informações administrativas atualizados.
• Acompanhar contratos com fornecedores e prestadores de serviços.
• Solicitar, organizar e controlar documentos necessários para contratos e processos internos.
• Realizar contato com fornecedores, prestadores de serviços, clientes e demais parceiros.
• Solicitar e acompanhar orçamentos para aquisição de equipamentos, materiais e serviços.
• Apoiar o controle de estoque, patrimônio e inventário da empresa.
• Alimentar sistemas internos e planilhas de controle.
• Preparar documentos para assinatura digital, incluindo contratos, termos, atas e outros documentos.
• Organizar e disponibilizar documentos para reuniões e demandas da diretoria.
• Elaborar comunicados internos e apoiar ações administrativas relacionadas aos colaboradores.
• Apoiar a organização de reuniões, eventos internos e demais atividades administrativas.
• Atender e esclarecer dúvidas de colaboradores, clientes, fornecedores e gestores, direcionando demandas quando necessário.
• Levantar informações e elaborar controles e relatórios administrativos quando solicitado.
• Apoiar outras áreas da empresa em demandas administrativas relacionadas às rotinas internas.

Financeiro
• Realizar lançamentos financeiros e atualização de informações no sistema ERP.
• Utilizar e alimentar o sistema Conta Azul para controle das operações financeiras.
• Realizar conciliação bancária e conferência de lançamentos.
• Controlar contas a pagar e contas a receber.
• Programar e acompanhar pagamentos, conforme os processos internos da empresa.
• Acompanhar recebimentos e identificar pendências financeiras.
• Realizar cobrança e acompanhamento de clientes inadimplentes.
• Apoiar o controle do fluxo financeiro e das movimentações bancárias.
• Realizar conferência de documentos, notas fiscais, boletos, faturas e demais documentos financeiros.
• Apoiar o processo de faturamento mensal dos clientes.
• Realizar emissão e conferência de notas fiscais e boletos, bem como envio das cobranças aos clientes.
• Acompanhar ajustes e correções necessários no processo de faturamento.
• Controlar contratos de clientes e respectivos valores, condições comerciais e reajustes.
• Realizar o acompanhamento de reajustes contratuais e atualização dos controles financeiros.
• Apoiar o controle de receitas recorrentes e contratos ativos.
• Preparar planilhas e informações para fechamento financeiro e reuniões gerenciais.
• Organizar e encaminhar documentos e informações para a contabilidade.
• Apoiar processos de reembolso de despesas, viagens, compras e demais despesas autorizadas.
• Realizar levantamentos e análises de informações financeiras quando solicitado pela gestão.

Departamento Pessoal
• Apoiar e acompanhar processos de admissão e desligamento de colaboradores.
• Organizar documentação admissional e demissional.
• Realizar acompanhamento de exames admissionais, periódicos e demissionais junto aos responsáveis.
• Controlar solicitações e períodos de férias.
• Apoiar a gestão de contratos de estagiários e demais documentos relacionados aos colaboradores.
• Controlar benefícios, incluindo vale-refeição, vale-transporte e seguros.
• Apoiar processos de inclusão, alteração e exclusão de colaboradores em planos de saúde e odontológico.
• Realizar o acompanhamento e controle do espelho de ponto.
• Apoiar o fechamento e conferência das informações necessárias para folha de pagamento.
• Manter atualizados os documentos e registros dos colaboradores.
• Organizar e controlar termos, recibos, declarações e demais documentos trabalhistas.
• Apoiar o relacionamento e a troca de informações com a contabilidade e/ou empresa responsável pelo Departamento Pessoal.
• Acompanhar convenções coletivas, acordos e demais informações trabalhistas aplicáveis à empresa, em conjunto com os responsáveis.
• Apoiar o controle de férias, afastamentos, benefícios e demais movimentações dos colaboradores.
• Manter sigilo sobre informações pessoais, trabalhistas, salariais e financeiras dos colaboradores.
• Apoiar os colaboradores no esclarecimento de dúvidas relacionadas a documentos, benefícios, ponto e rotinas administrativas.

Contabilidade e obrigações administrativas
• Manter contato frequente com a contabilidade para envio e conferência de documentos.
• Separar e encaminhar mensalmente documentos financeiros e administrativos.
• Organizar documentos de entradas e saídas, contratos, recibos, notas fiscais e demais documentos
necessários.
• Acompanhar solicitações realizadas pela contabilidade e providenciar as informações necessárias.
• Apoiar o cumprimento dos prazos internos relacionados às rotinas administrativas, financeiras e de
Departamento Pessoal.
• Manter os arquivos organizados para facilitar consultas, auditorias e levantamentos futuros.

Controles e indicadores
O profissional também deverá contribuir para a melhoria dos controles internos da empresa, mantendo informações atualizadas e confiáveis para apoio à gestão.
• Atualização de planilhas e controles gerenciais.
• Levantamento de informações para a diretoria.
• Acompanhamento de contas a pagar e receber.
• Controle de inadimplência.
• Controle de faturamento e recebimentos.
• Acompanhamento de contratos e reajustes.
• Controle de documentos e pendências.
• Organização das informações de colaboradores.
• Identificação de inconsistências e comunicação imediata aos responsáveis.
• Apoio na melhoria e padronização dos processos administrativos e financeiros.

Perfil que buscamos
Procuramos uma pessoa que tenha organização, responsabilidade, ética e comprometimento, que consiga trabalhar com diferentes demandas e tenha facilidade para lidar com pessoas e informações.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Responsabilidade com prazos e compromissos.
• Boa comunicação verbal e escrita.
• Postura profissional e cordialidade no relacionamento com pessoas.
• Discrição e responsabilidade no tratamento de informações confidenciais.
• Capacidade de trabalhar com diferentes prioridades.
• Facilidade para aprender sistemas e processos.
• Raciocínio lógico e facilidade com números.
• Boa capacidade de organização de documentos e informações.
• Proatividade para identificar problemas e buscar soluções.
• Capacidade de trabalhar em equipe.
• Respeito às normas, processos e hierarquia da empresa.
• Comprometimento com a qualidade das entregas.

Conhecimentos obrigatórios
Excel
• Conhecimento intermediário ou avançado em Microsoft Excel.
• Capacidade de criar, alimentar e organizar planilhas de controle.
• Utilização de fórmulas e funções para tratamento e análise de informações.
• Organização e cruzamento de dados.
• Elaboração e manutenção de controles administrativos, financeiros e gerenciais.
Informática, Windows e Web
• Conhecimento intermediário em informática.
• Conhecimento intermediário do sistema operacional Microsoft Windows.
• Conhecimento intermediário de navegação e utilização de ferramentas e serviços na Web/Internet.
• Facilidade para utilização de sistemas corporativos, plataformas online e softwares de gestão.
• Capacidade de aprender e se adaptar a novos sistemas e ferramentas digitais.
Conhecimentos desejáveis
• Experiência com Conta Azul ou outros sistemas ERP.
• Conhecimento em ferramentas de gestão e produtividade.
• Conhecimento em processos administrativos, financeiros ou de Departamento Pessoal além da área principal de experiência.
• Experiência em empresas de serviços ou tecnologia.
• Inglês ou Espanhol será considerado um diferencial.
Experiência profissional
É obrigatória experiência profissional comprovada em pelo menos uma das seguintes áreas:
• Administrativo.
• Financeiro.
• Departamento Pessoal.
O candidato deverá apresentar experiência prática anterior em uma dessas áreas, compatível com as responsabilidades descritas para a posição.
Será considerado um diferencial possuir experiência em mais de uma das áreas, especialmente em funções que envolvam atuação integrada entre Administrativo, Financeiro e Departamento Pessoal.
A posição exige experiência prática anterior e capacidade de assumir responsabilidades com autonomia progressiva, organização e cumprimento de prazos.

Formação
• Ensino médio completo.
• Formação ou graduação em andamento em Administração, Ciências Contábeis, Gestão Financeira,
Recursos Humanos ou áreas correlatas será considerada diferencial.
(...)

Regime

Híbrido