Assistente Administrativo - Frota

Responsabilidades Gerais

Prestar assistência às atividades administrativas em geral, com foco no controle, conferência e gestão de processos relacionados a abastecimento, compras, cadastro de fornecedores e controle de médias de combustível, assegurando conformidade com as políticas internas e correta utilização dos sistemas corporativos.

1. Abastecimento Interno

Conferência e Importação de Planilha de Consumo Diário de Combustível

• Acessar a planilha de lançamento de consumo diário de combustível (Diesel e ARLA) disponibilizada no SharePoint.
• Conferir os dados lançados, com atenção especial aos seguintes campos:
  • Quilometragem (KM);
  • Placa do veículo;
  • CPF do motorista.
• Importar a planilha para o sistema KMM.
• Identificar e corrigir eventuais inconsistências ou erros durante a conferência ou no processo de importação.

2. Compra de Combustível – Base do Progresso

Procedimento para Compra de Diesel e ARLA

• Realizar o pedido de combustível (Diesel e ARLA) no sistema KMM, conforme a necessidade operacional.
• Acompanhar e aguardar a aprovação da solicitação, respeitando o fluxo interno.
• Após a entrega do material e aprovação do pedido, registrar a entrada do combustível no estoque no sistema correspondente.
• Abrir chamado para a Central de Notas, anexando:
  • Nota Fiscal;
  • Boleto.
• Finalidade do chamado: solicitar à Central de Notas a programação e execução do pagamento ao fornecedor.

3. Abastecimento Externo

Recebimento e Conferência de Faturas via TomTicket

• Receber, analisar e conferir as notas fiscais por meio do sistema TomTicket.
• Gerar os cupons correspondentes no sistema KMM.
• Validar se as notas estão em conformidade com a política interna da empresa.
• O faturamento deve ser realizado com base na relação de notas encaminhada no fechamento da fatura dos postos.
• Garantir que o CPG seja gerado conforme os prazos negociados com os fornecedores.
• Observação: Para o Posto Aldo, a fatura deve ser retirada diretamente no Extranet.

4. Cadastro de Fornecedores – Postos de Combustível

• Acessar o módulo de Cadastro de Fornecedores.
• Inserir todos os dados fiscais e cadastrais obrigatórios.
• Definir, no cadastro fiscal, o Tipo de Fornecedor como “Posto de Combustível” ou categoria equivalente.
• Cadastrar os produtos:
  • Diesel S10;
  • ARLA.
• Definir a unidade de medida como Litros.
• No módulo Fiscal, habilitar o parâmetro para permitir a emissão de cupons fiscais para produtos do tipo combustível.
• Configurar o sistema para integração automática das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e).
• Validar se as notas fiscais e cupons estão sendo gerados corretamente, com todas as informações exigidas pela legislação.

5. Solicitações Operacionais

• Gerar diariamente solicitações de pedidos para:
  • Pátio de triagem;
  • Estacionamento;
  • Pedágio;
  • Outras demandas operacionais correlatas.

6. Controle de Média de Combustível

• Extrair informações do sistema KMM para apuração das médias mensais de consumo de combustível.
• Elaborar planilha de média de combustível mensal.
• Enviar as informações consolidadas aos gestores responsáveis.
• Período de apuração: a partir do dia 21 de cada mês.
• Previsão de entrega: até o dia 30.