O Assistente de Processos e Governança é responsável pela organização e atualização dos registros, documentos e controles da área.
Executa as rotinas estruturadas com autonomia operacional, seguindo os procedimentos, prioridades e critérios definidos. Solicita informações, acompanha prazos, confere evidências e sinaliza inconsistências, atrasos e impedimentos ao Analista Sênior de Processos e Governança.
Na documentação de processos, prepara o levantamento do cenário atual, a estrutura do procedimento, o POP e o fluxo BPMN, conferindo a coerência entre os registros e a operação. Os materiais passam pela revisão técnica do Analista Sênior e pela validação do gestor responsável antes da publicação.
- Manter o inventário de processos atualizado, com identificação, área, responsável, situação, documentos vinculados e revisão prevista.
- Organizar agendas, roteiros e materiais para os levantamentos de processos junto às áreas.
- Realizar levantamentos do processo atual, registrando etapas, entradas, saídas, responsáveis, sistemas, prazos e evidências.
- Elaborar minutas de POPs e fluxos BPMN no padrão Veritas, sob orientação técnica do Analista Sênior.
- Conferir a coerência entre o procedimento, o fluxograma e as informações fornecidas pelos executores.
- Incorporar os ajustes solicitados e encaminhar os documentos para revisão e aprovação.
- Publicar documentos aprovados e manter a Biblioteca de Processos organizada, com controle de versões, acessos e histórico.
- Registrar, triar e acompanhar chamados na ferramenta oficial, conforme os critérios e prazos definidos.
- Conferir e atualizar os registros do portfólio, do Kanban e dos planos de ação, utilizando as informações e evidências recebidas dos responsáveis.
- Solicitar atualizações, acompanhar retornos e comunicar atrasos, divergências e impedimentos ao Analista Sênior.
- Registrar não conformidades e suas evidências, acompanhar responsáveis e prazos e solicitar a comprovação das tratativas antes do encerramento.
- Elaborar o relatório semanal da área, apresentando entregas, pendências, bloqueios e decisões necessárias.
- Preparar pautas, atas e registros de ações das reuniões próprias de Processos e Governança.
- Apoiar a consolidação das ações e evidências do Radar, respeitando a atribuição vigente do Assistente Administrativo pela elaboração e distribuição das atas corporativas.
- Coletar e conferir dados dos indicadores, mantendo fontes, fórmulas e histórico de apuração.
- Registrar falhas, gargalos e retrabalhos observados e apoiar análises de causa, testes e melhorias aprovadas.
- Apoiar a coleta de dados antes e depois das melhorias, permitindo a verificação dos resultados.
- Preparar materiais e apoiar treinamentos e onboarding sobre processos e políticas, conforme o escopo atribuído à área.
- Revisar mensalmente a necessidade de atualização do organograma e executar alterações com base nas informações validadas pelos responsáveis.
- Utilizar ferramentas de IA autorizadas como apoio à documentação, conferindo o conteúdo produzido e preservando o sigilo das informações.
