SECRETARIA

Prestar suporte administrativo e atendimento ao cliente, garantindo organização, agilidade e confidencialidade nas demandas e comunicações.

·       Realizar diariamente atendimento presencial e on-line a clientes, prestando informações e direcionando demandas.

·       Atender e realizar chamadas telefônicas diariamente, identificando assuntos, registrando recados e encaminhando as solicitações ao responsável adequado.

·       Redigir textos, correspondências, relatórios e documentos administrativos conforme orientações.

·       Organizar e manter atualizados diariamente os registros, arquivos, documentos físicos e digitais e bancos de dados da empresa, assegurando a acessibilidade e confiabilidade das informações.

·       Recepcionar visitantes, fornecedores e clientes, conduzindo-os aos locais designados e oferecendo o suporte necessário.

·       Executar rotinas financeiras, incluindo controle de contas a pagar e a receber, conferência de documentos, emissão de relatórios e acompanhamento de pagamentos quando necessário.

·       Elaborar e atualizar diariamente planilhas em Excel para acompanhamento, controles financeiros, cadastros, relatórios gerenciais e demais informações administrativas.

·       Elaborar quando necessário relatórios para a gerência.

·       Realizar a gestão de compras e suprimentos do escritório, efetuando cotações, controle de estoque e aquisição de materiais de consumo.

·       Administrar os serviços de facilities, acompanhando contratos de prestadores de serviços, manutenção predial, limpeza, organização dos ambientes e demais demandas de infraestrutura do escritório.

·       Organizar e acompanhar a agenda dos arquitetos, agendando reuniões, visitas, compromissos e acompanhando prazos e demandas relacionadas aos projetos.

·       Consolidar, organizar e encaminhar informações, documentos e relatórios ao escritório de contabilidade.