SECRETARIO PLENO

Responsabilidades e atribuições:

DESCRIÇÃO SUMÁRIA DO CARGO Oferecer suporte a Diretoria da unidade na execução de tarefas de planejamento e organização relativas a todos os serviços de sua responsabilidade, tais como: organização de documentos, recepção, registro de compromissos e informações, organização de reuniões e entrevistas, redação e digitação de correspondências, a fim de agilizar o fluxo de trabalhos administrativos de sua área de atuação e o cumprimento dos compromissos assumidos. Trabalha normalmente em atividades de maior complexidade. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES • Recepcionar pessoas, acomodando-as e tratando-as com cortesia, identificando assuntos e pessoas de contato, prestando informações, anotando recados, visando à resolução dos problemas ou encaminhamento para o setor responsável; • Receber ligações telefônicas e identifica pessoas e assuntos, anota recados, transfere ligações, presta informações e agiliza ou encaminha providências de solução; • Solicitar serviços auxiliares de copa, providenciando atendimento para servir os profissionais na sala de espera ou em reuniões. • Organizar agenda de compromissos, identificando nomes de pessoas, selecionando assuntos e contatos, verificando possibilidades de atendimento, de reuniões e de viagens; • Acompanhar a programação de trabalho da chefia imediata, lembrando compromissos, providenciando compra de passagens, efetuando reservas de hotéis; • Providenciar instrumentos de apoio ao superior imediato, como: cópias de documentos, emissão de fax, materiais de escritório e informações diversas; • Realizar a programação dos eventos, agendando salas de reuniões e de treinamento, controlando datas e horários de uso, providenciando insumos de apoio e a infraestrutura necessária; • Apoiar nas reuniões, providenciando convites e elaborando as pautas e as atas de reunião; • Receber, analisa e encaminha processos de acordo com as demandas internas e externas; • Receber e protocola documentos e correspondências conforme sistema específico, providenciando reprodução e circulação, quando necessário; • Redigir, emitir e controlar comunicação interna, processos e correspondências oficiais, dentro de padrões técnicos, a fim de alinhar, com quem de interesse for, as informações pertinentes; • Organizar o banco de documentos e certidões, de forma que os arquivos estejam acessíveis e organizados sempre que precisarem ser consultados; • Organizar e manter atualizados os arquivos e documentos da unidade, redigindo e digitalizando pareceres, minutas, documentos e comunicados diversos. • Zelar e cuidar dos materiais e equipamentos de trabalho, armazenando-os, limpando-os, conservando-os e acompanhando a quantidade disponível para os próximos turnos, envolvendo a liderança direta para requisição ou manutenção dos materiais e equipamentos. • Atender, com excelência, os clientes internos e externos. • Apoiar o aprimoramento das rotinas de trabalho, através de sugestões de melhoria de atividades ou aponta possíveis erros, fragilidades ou desperdícios, mas rotinas do setor. • Identificar e reportar, quando do exercício de suas atribuições, situações que possa prejudicar a satisfação do cliente/hospede, informando seu líder direto ou responsável pelo setor para que sejam tomadas as devidas providencias; • Executar outras tarefas correlatas ao cargo ou função, a critério do seu superior imediato;

Requisitos e qualificações:

Experiências e qualificações: Título: Secretário Pleno Formação: Superior em Secretariado, Administração ou áreas correlatas Requisitos de regulamentação: N/A CBO: 2523-05 CONHECIMENTOS E HABILIDADES ESPECÍFICAS DESEJÁVEIS • Aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.); • Redação Organizacional; • Secretariado/ assessoria a executivos; • Normas e Políticas da Organização. • Softwares Corporativos • Técnicas de Atendimento Cliente Interno e Externo • Técnicas de Redação; • Técnicas de Arquivo.

Benefícios:

Vale Transporte Refeição no Local Seguro de Vida Plano Odontológico Desconto em clubes, faculdades e cursos.