Sobre a oportunidade

Estamos estruturando um Escritório Pessoal para profissionalizar a gestão das demandas pessoais, administrativas e patrimoniais da nossa Diretoria.

Buscamos uma pessoa com alto nível de organização, discrição e capacidade de resolução, que funcione como ponto central de acompanhamento das diferentes frentes da rotina pessoal.

Esta não é uma posição limitada à organização de agenda ou ao recebimento de solicitações. Procuramos alguém capaz de entender uma demanda, pesquisar alternativas, organizar responsáveis, controlar prazos e custos, propor soluções e acompanhar cada assunto até sua conclusão.

Principais responsabilidades

Centralizar e acompanhar demandas pessoais e administrativas;
Organizar compromissos, documentos, vencimentos, renovações e pendências;
Administrar informações relacionadas a imóveis, locações, condomínios, contratos, seguros, veículos e patrimônio;
Realizar interface com contabilidade, jurídico, administradoras, fornecedores e prestadores de serviço;
Organizar calendário financeiro, despesas recorrentes, pagamentos previstos, contratos e assinaturas;
Pesquisar fornecedores, solicitar e comparar orçamentos;
Acompanhar manutenções, reformas, serviços residenciais e projetos patrimoniais;
Organizar viagens, passagens, hospedagens, reservas, transportes e documentos;
Apoiar administrativamente a organização de consultas, exames e compromissos pessoais;
Controlar cronogramas, responsáveis, custos, pendências e próximos passos de projetos pessoais;
Preparar informações e alternativas para decisões do titular;
Realizar follow-up com fornecedores e profissionais até a efetiva conclusão das demandas;
Manter documentos, históricos e informações organizados em ambiente digital;
Produzir visão semanal consolidada das demandas abertas, concluídas, atrasadas e aguardando decisão;
Realizar atividades externas relacionadas à rotina do Escritório Pessoal.

O que esperamos dessa pessoa

Buscamos alguém que, diante de uma demanda, consiga retornar com:

“Entendi o assunto, pesquisei as alternativas, esta é a minha recomendação, este é o custo e, com a sua aprovação, seguirei desta forma.”

Esperamos uma atuação com autonomia operacional, senso de prioridade e responsabilidade pela conclusão das entregas.

Requisitos obrigatórios

Experiência anterior em assistência executiva, gestão administrativa, operações, concierge, produção, hospitalidade, gestão de projetos ou atividades relacionadas;
Experiência com controle de demandas, prazos, fornecedores e documentos;
Excelente organização e capacidade de follow-up;
Comunicação escrita e verbal clara e objetiva;
Discrição para lidar com informações pessoais, familiares, financeiras e patrimoniais;
Conhecimento de Excel e ferramentas de produtividade;
Familiaridade com calendários, armazenamento em nuvem e gestão digital de tarefas;
CNH categoria B válida;
Segurança e disponibilidade para dirigir;
Disponibilidade para atuação presencial e realização de atividades externas;
Ensino superior completo ou em andamento avançado.

Diferenciais

Experiência atendendo empresários, executivos, famílias ou pessoas com rotinas de alta demanda;
Vivência com gestão de imóveis, patrimônio, locações ou fornecedores residenciais;
Experiência em Family Office, escritório pessoal ou empresa familiar;
Atuação anterior em hotelaria premium, concierge, mercado imobiliário, clínicas particulares ou escritórios executivos;
Conhecimento de Microsoft Teams, Planner, Outlook e ferramentas de inteligência artificial;
Inglês intermediário ou avançado.