Informações

O (A) Auxiliar Administrativo (a) apoia as áreas de recursos humanos, departamento pessoal, administração, finanças e logística; atendem fornecedores e clientes; tratam de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos.

1- Atividades Principais

A- Atendimento ao cliente e fornecedores, recepcionando os usuários dos serviços da organização, como fornecedores e prestadores de serviços. Intermediar contatos. Coletar dados.

B- Gerenciar e-mails, chamadas e correspondências, cuidando dos trâmites de correspondências e documentos.

C- Revisar documentos de escritório, como faturas e relatórios. Elaborar e conferir cálculos e planilhas.

D- Arquivamento e organização de documentos em papel, além de documentos eletrônicos, como e-mails, faturas, relatórios e outros registros, mantendo-os atualizados e respondidos adequadamente e em tempo hábil.

E- Agendar e coordenar reuniões profissionais, entrevistas e compromissos, reservando de salas de conferência e outros locais de reunião.

F- Manter um calendário e coordenar o fluxo de trabalho e reuniões;

G- Preparar pautas de reuniões de forma a maximizar a eficiência do tempo;

H- Manter a organização do escritório e resolver quaisquer problemas ou pendências.

I- Solicitar materiais em falta e manter o estoque, executando serviços auxiliares de controle de estoque, registrando-os no sistema; Solicitar compra de materiais, pesquisar preços, solicitar materiais junto aos fornecedores, conferir material, elaborar lista de entrega de material.

J- Realizar pesquisas gerais e fornecer informações e recomendações.

K- Preparar apresentações, documentos e outros relatórios.

L- Fazer o correto preenchimento de formulários, planilhas e outros documentos.

M- Efetuar os registros de receitas e contas a pagar.

N- Emitir notas fiscais.

O- Criar ofícios e memorandos sendo responsável pela elaboração da minuta de relatórios financeiros, os quais serão posteriormente consolidados pelo departamento contábil, também.

P- Apoiar o DP/RH durante toda a jornada do funcionário. 

Q- Assessorar os gestores com questões práticas da rotina de trabalho.

R- Realizar prestação de contas.

S- Elaborar agendas.

T- Reservar hotéis e passagens aéreas.

U- Acompanhar notificações de não conformidade.

V- Preencher fichas de movimentação de pessoal, solicitar informações cadastrais, auxiliar no controle de pessoal (afastamentos, férias, horas extras etc.), solicitar documentos, orientar os funcionários, executar procedimentos de recrutamento e seleção, auxiliar na avaliação de pessoal.

X- Organizar o setor. Dar apoio operacional para a elaboração de manuais técnicos. Controlar a execução de serviços gerais.

Z- Apoiar os CEOs executando serviços de apoio nas áreas de Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Administração, Finanças e Logística.

2- Desenvolvimento e Cultura

A- Participar de reuniões sempre quando solicitado.

B- Participar de treinamentos técnicos.

C- Ler e aplicar os códigos internos descritos no Manual de Integração e Regulamento interno.

D- Responder pesquisas e questionários sobre o desempenho técnico, profissional e de engajamento sempre que solicitado.

E- Participar de reuniões de feedback.

F- Demonstrar capacidade de observação e iniciativa.

G- Demonstrar capacidade de empatia.

H- Demonstar capacidade de organização e negociação.

I- Transmitir credibilidade.