Informações

Objetivo da Função

Prestar suporte administrativo às atividades do setor de Legalização, atuando diretamente nos processos relacionados a órgãos públicos, convênios, regularização documental e acompanhamento de trâmites administrativos, assegurando organização, controle de prazos e eficiência nos fluxos internos e externos da empresa.

Principais Responsabilidades

• Organizar, controlar e arquivar documentos físicos e digitais do setor de Legalização;

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• Elaborar, revisar, protocolar e acompanhar ofícios, requerimentos e demais documentos administrativos;

• Acompanhar processos junto a prefeituras, secretarias, cartórios, concessionárias e demais órgãos públicos;

• Controlar prazos, pendências e status de processos administrativos, licenças e certidões;

• Atualizar planilhas, controles internos e sistemas administrativos relacionados aos processos de legalização;

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• Apoiar na elaboração de relatórios e apresentações gerenciais para acompanhamento dos processos;

• Realizar atendimento externo, representando a empresa em diligências presenciais junto a órgãos competentes;

• Apoiar o setor no cumprimento de prazos legais, organização dos fluxos e melhoria contínua dos processos administrativos.

Requisitos Obrigatórios

• Ensino médio completo;

• Superior cursando ou completo será considerado diferencial;

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• Boa comunicação verbal e escrita;

• Conhecimentos básicos em informática (planilhas, sistemas administrativos e organização digital);

• Disponibilidade para atividades externas;

• Perfil organizado, responsável e com bom relacionamento interpessoal.

Conhecimentos e Experiências Desejáveis

• Vivência em processos de legalização imobiliária e urbanística;

• Experiência com:

  • Alvará de construção;

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  • Habite-se;

  • Recolhimento, compensação e pagamento de ISS;

  • ITIV;

  • Contratos Caixa (financiamento imobiliário);

  • Elaboração e conferência de contratos de compra e venda de imóveis e lotes;

• Experiência prática junto a prefeituras, cartórios, secretarias municipais e Caixa Econômica Federal;

• Elaboração e acompanhamento de planilhas de controle.

Competências Comportamentais Essenciais

• Organização e planejamento;

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• Empatia e paciência para lidar com múltiplos interlocutores;

• Persistência na condução e acompanhamento de processos;

• Assertividade e objetividade;

• Boa capacidade de comunicação e persuasão;

• Proatividade e senso de responsabilidade;

• Capacidade de autogerenciamento e gestão do tempo;

• Trabalho em equipe e bom relacionamento interpessoal;

• Postura profissional e boa apresentação.

Atitudes Esperadas

• Atuação proativa na identificação de pendências e antecipação de demandas;

• Comprometimento com prazos e confidencialidade das informações;

• Organização rigorosa dos arquivos físicos e digitais;

• Capacidade de priorizar demandas conforme a criticidade dos processos;

• Flexibilidade para atuação interna (escritório) e externa (diligências).