Informações

Apoiar nas atividades de execução dos contratos estabelecidos pela empresa com seus parceiros, fornecedores ou clientes; garantindo eficiência e segurança no ciclo de vida dos contratos. Deve contribuir para que todas as informações referentes os contratos firmados estejam devidamente organizadas e guardadas, contribuindo para a transparência e a integridade das operações comerciais. Fornecer um atendimento cordial e resolutivo aos clientes externos e internos, promovendo relacionamentos saudáveis e de confiança com fornecedores, terceirizados, consultores, parceiros, clientes e colaboradores.

• Apoiar na elaborar dos contratos, recolhendo os documentos e dados necessários, redigindo o contrato, emitindo as vias dos contatos, solicitando as assinaturas e fazendo o arquivamento do contrato e documentos acessórios;
• Realizar o armazenamento e o arquivamento correto dos documentos, contribuindo para a segurança dos dados e o sigilo das informações;
• Organizar informações e documentos, contribuindo para o acompanhamento de todos os contratos vigentes;
• Apoiar a gerente no acompanhamento da prestação do serviço fornecido pela empresa como: rotas executadas, motoristas alocados, serviços previstos em contrato, serviços extras, dentre outros; apoiando no controle de indicadores como: quantidade de alunos transportados, KM rodados, monitoramento das rotas executadas e qualidade dos serviços.
• Acompanhar os contratos com terceirizados, coletando informações sobre o serviço prestado como: quilômetros rodados, quantidade de alunos transportados e dias de serviço prestado, gerando informações aos setores envolvidos na prestação do serviço;
• Apoiar na emissão das notas ficais de empenho, verificando as informações contidas nos processos eletrônicos (SEI), fazendo a conferência dos valores conforme as solicitações de pagamento, enviando as informações necessárias para o financeiro e fazendo o arquivamento das informações;
• Apoiar a gerência no pagamento dos terceirizados (prestadores e autônomos) solicitando as informações sobre quantidades de dias do serviço prestado, conferindo as informações constantes no atesto, solicitando junto aos terceirizados a emissão de notas fiscais, fazendo a conferência das informações juntamente com a gerente e posterior envio ao financeiro;
• Responder aos ofícios enviados pelo cliente, atendendo ao direcionamento dado pela gerente para a correta resolução e/ou resposta, repassando informações de forma clara e precisa às áreas da organização envolvidas na resolução (jurídico, financeiro, administrativo, fiscais, logística, dentre outros);
• Atuar como ponto de contato para a comunicação interna e externa do setor, realizando o atendimento às demandas, respondendo à e-mails, ligações telefônicas e mensagens, e encaminhando as informações com precisão e clareza aos setores e/ou pessoas envolvidas;
• Colaborar nas atividades rotineiras do setor, como preparação de relatórios, manutenção de registros, controle de documentos, entre outras tarefas;
• Munir a gerencia com informações sobre os contratos;
• Munir as áreas de logística, RH e financeiro com informações sobre os serviços prestados, oferecendo informações precisas, para que estes setores possam encaminhar suas atividades;