Informações

Buscamos uma Secretária organizada, proativa e com habilidade para atendimento ao público, que irá colaborar com a gestão de tarefas administrativas e pessoais, prestar um suporte essencial para o funcionamento diário da empresa. O profissional será responsável pelo atendimento aos clientes, suporte ao setor financeiro e pela organização do ambiente de trabalho, sempre com um atendimento cordial e eficiente.

Responsabilidades:

• Atendimento ao Público: Receber e atender clientes, visitantes e fornecedores, agendar reuniões, mantendo uma comunicação acolhedora e profissional.
• Gestão de Ligações e Mensagens: Atender, direcionar e retornar ligações e mensagens, sempre com atenção e eficiência.
• Organização e Planejamento de Agenda: Planejar e organizar a agenda de reuniões profissionais e pessoais/compromissos, garantindo o bom aproveitamento do tempo das gestores e evitando conflitos de horários.
• Agendamento de Reuniões e Compromissos: Marcar reuniões, enviar convites, e garantir que todos os detalhes logísticos sejam confirmados e comunicados.
• Solicitação de Orçamentos e Negociações: Solicitar orçamentos, realizar comparações e negociar condições de compra para suprimentos e serviços necessários ao escritório.
• Suporte Administrativo e Financeiro: Auxiliar na gestão de tarefas administrativas e financeiras, como organização de documentos, controle de notas fiscais e apoio em contas a pagar e a receber.
• Gestão de Suprimentos: Realizar compras de materiais de escritório e insumos necessários, mantendo o estoque atualizado e o ambiente de trabalho devidamente abastecido.
• Manutenção da Organização do Ambiente: Zelar pela organização e apresentação dos espaços, garantindo um ambiente agradável e funcional.
• Organização de Documentos e Arquivos: Manter documentos, contratos e arquivos organizados e acessíveis, seguindo as normas de armazenamento e confidencialidade.